1. تحديد اللغات ومسارات الترجمة
ابدؤوا بحصر اللغات التي يتحدث بها المتدخلون واللغات التي يحتاج الجمهور إلى الاستماع بها. ونخصّص مقصورة لكل لغة استماع: فالمؤتمر بالعربية والفرنسية والإنجليزية الذي يتابع فيه كل مشارك بلغته يحتاج عادةً إلى ثلاث مقصورات، وقد تكفي مقصورتان إذا كان جزء من الجمهور يفهم لغتين منها.
كلما كنتم أدق في هذه النقطة، كان عرض السعر أدق: فكل مقصورة إضافية تعني مترجمين ومعدّات إضافية.
2. توفير العدد المناسب من المترجمين
تتطلب الترجمة الفورية تركيزًا شديدًا. وتنص المعايير المهنية على مترجمَين في كل مقصورة متى تجاوز يوم العمل نصف يوم تقريبًا، حتى يتناوبا كل 20 إلى 30 دقيقة. فالمترجم الواحد طوال يوم كامل يعني جودة تتراجع منذ أواخر الصباح.
3. اختيار المعدّات الملائمة للقاعة
- مقصورات عازلة للصوت مطابقة لمعيار ISO 4043 للمؤتمرات المنعقدة في القاعات؛
- وحدات تحكم للمترجمين، وجهاز إرسال، وجهاز استقبال بسماعة لكل مشارك؛
- نظام صوت القاعة (ميكروفون المنصة وميكروفونات النقاش) موصول بنظام الترجمة الفورية؛
- تقني حاضر طوال مدة الفعالية؛
- وللزيارات الميدانية أو المجموعات الصغيرة، معدّات متنقلة دون مقصورة (جهاز إرسال محمول وأجهزة استقبال).
4. إرسال الوثائق إلى المترجمين
البرنامج، وقائمة المتدخلين، والعروض التقديمية، والكلمات المكتوبة، ومسرد المشروع: كل ما يتسلّمه المترجمون مسبقًا يرفع دقة الترجمة يوم الفعالية، لا سيما في المواضيع التقنية. أرسلوها حال توفرها، ولو في صيغتها الأولية.
5. الحجز المبكر والاختبار عشية الفعالية
يكثر الطلب على المترجمين الأكفاء وعلى المعدّات في موسم المؤتمرات، لذا احجزوا حال تحديد تواريخكم. وتُركَّب المقصورات عادةً عشية الفعالية أو في الصباح الباكر من يومها، ويُجرى اختبار صوت مع المترجمين قبل الجلسة الأولى.
ما الذي يحدّد الميزانية
- عدد اللغات، ومن ثَمّ عدد المقصورات والمترجمين؛
- المدة (نصف يوم، يوم كامل، عدة أيام)؛
- عدد المشاركين، الذي يحدّد عدد أجهزة الاستقبال؛
- المكان (تونس العاصمة أو مدينة أخرى) والتنقلات المحتملة؛
- الصيغة: حضورية أو هجينة أو عن بُعد بالكامل.